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Modelo - INSTRUÇÕES DE EMBARQUE E PÓS-EMBARQUE

Empresa: [Nome da Agenciadora de Cargas]
Modais Atendidos: Marítimo | Aéreo | Rodoviário | Ferroviário
Versão: 1.0 – Atualizado em [data]

1. OBJETIVO
Definir as instruções operacionais para o correto gerenciamento das etapas pré-embarque, embarque e pós-embarque das cargas coordenadas pela empresa, assegurando o cumprimento dos prazos, integridade da mercadoria e conformidade documental junto a clientes, transportadores e órgãos reguladores.

2. RESPONSABILIDADES
Área / ResponsávelAtividade Principal
ComercialConfirmação de booking e condições comerciais com o cliente e transportadores.
Operações Coordenação de coleta, documentação, reserva e acompanhamento do embarque.
Despacho Aduaneiro / Parceiro Registro e liberação de documentos de exportação ou importação.
Pós-Venda / Customer ServiceRastreamento, atualização de status, controle de entrega e feedback ao cliente.

3. INSTRUÇÕES DE EMBARQUE (PRÉ E DURANTE O ENVIO)
3.1. Documentação Necessária
Antes do embarque, verificar se todos os documentos estão completos e validados:

  • Nota Fiscal / Fatura Comercial

  • Packing List

  • Licenças e Certificados (quando aplicável)

  • Conhecimento de Transporte (BL, AWB, CTe, CTF)

  • Declarações Aduaneiras (DU-E, DI, MIC/DTA, conforme o caso)

  • Instruções de embarque do cliente (Shipping Instruction)

3.2. Confirmação de Reserva

  • Validar junto ao transportador o espaço, rota e datas de embarque.

  • Confirmar o tipo de carga (geral, perigosa, refrigerada, granel, etc.).

  • Registrar no sistema interno o número de reserva (Booking / AWB / CTe).

  • Enviar Pré-Alerta de Embarque ao cliente com:

    • Modal, transportador, rota, previsão de embarque e chegada (ETD/ETA).

3.3. Coleta e Entrega no Terminal

  • Agendar coleta com transportador rodoviário (para origem terrestre).

  • Conferir integridade e embalagem da carga.

  • Realizar pesagem e emissão de comprovante de recebimento no terminal.

  • Fotografar lacres e etiquetas de identificação (quando exigido pelo cliente).

3.4. Acompanhamento do Embarque

  • Confirmar o embarque efetivo junto ao transportador.

  • Atualizar status no sistema: “EMBARCADO” com data e local.

  • Disponibilizar cópia digital do conhecimento de transporte assinado.


4. INSTRUÇÕES PÓS-EMBARQUE
4.1. Rastreamento e Status
Durante o trânsito, atualizar o cliente sobre:

  • Situação da carga (em trânsito, em conexão, chegada ao destino).

  • Eventuais ocorrências (atrasos, inspeções, avarias, desvios de rota).

  • Mudanças de ETA (previsão de chegada) comunicadas pelos transportadores.

4.2. Procedimentos na Chegada

  • Confirmar chegada da carga ao porto, aeroporto, terminal rodoviário ou ferroviário.

  • Verificar liberação aduaneira e taxas pendentes.

  • Coordenar entrega final ao destinatário ou armazém indicado.

  • Coletar o Comprovante de Entrega (POD) e anexar ao dossiê do embarque.

4.3. Relatório Pós-Embarque
Após o término da operação:

  • Gerar relatório de performance do embarque, incluindo:

    • Prazos cumpridos (ETD x ETA real)

    • Ocorrências registradas

    • Custos logísticos consolidados

    • Responsáveis operacionais

  • Enviar Relatório Final ao Cliente, contendo:

    • Documentação completa (BL/AWB/CTe, NF, POD)

    • Informações de rastreamento

    • Feedback de qualidade da operação


5. CHECKLIST OPERACIONAL POR MODAL
EtapaMarítimoAéreoRodoviárioFerroviário
ReservaConfirmação do armador e número de bookingReserva com cia. aérea e emissão do AWBConfirmação do transportador e CTeSolicitação de espaço com operador ferroviário
Pré-embarqueVistoria de contêiner, lacre e DU-EEtiquetagem e manifesto de cargaColeta e verificação de cargaPesagem e registro da composição
EmbarqueConfirmação de carga a bordo (On Board)Check-in e embarque confirmadoSaída registrada via GPSEmbarque confirmado no trem
Pós-embarqueTracking oceânico / ETA porto destinoAtualização de status até PODAcompanhamento da entrega finalConfirmação de chegada e descarga

6. COMUNICAÇÃO COM O CLIENTE

  • Todos os marcos operacionais devem ser comunicados via:

    • E-mail automático / Sistema de rastreamento / Portal do cliente.

  • Em caso de imprevistos (atrasos, inspeções, avarias), notificar imediatamente o cliente e propor ações corretivas.


7. CONTROLE DE QUALIDADE

  • Cada embarque deve possuir dossiê digital completo arquivado no sistema interno (documentos, fotos, comunicações e comprovantes).

  • Auditorias mensais devem ser realizadas para garantir a padronização dos processos.

  • Feedback dos clientes deve ser registrado e encaminhado ao setor de melhoria contínua.


8. CONTATOS DE SUPORTE

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